La tabella ufficiale dei tipi documento di Alloggiati Web contiene 95 codici. Novantacinque.
Se ti sei mai chiesto perché il menù a tendina del portale sia così lungo e pieno di sigle incomprensibili, la risposta è che quella tabella non è stata pensata per gli host: è una tabella generale di documenti di riconoscimento, ereditata da un contesto molto più ampio.
La buona notizia è che, per una struttura ricettiva ordinaria, i codici che ti servono sono cinque.
I cinque codici che ti servono davvero
| Codice | Documento | Quando lo usi |
|---|---|---|
| IDENT | Carta di identità | Ospiti italiani con carta cartacea |
| IDELE | Carta identità elettronica | Ospiti italiani con CIE — è ormai il caso più frequente |
| PASOR | Passaporto ordinario | Ospiti stranieri, UE ed extra UE |
| PATEN | Patente di guida | Ospiti italiani privi di altro documento — con le cautele descritte sotto |
| RIFUG | Titolo di viaggio per rifugiati politici | Ospiti con status di rifugiato |
Nella grande maggioranza dei check-in userai IDELE o PASOR. Gli altri sono eccezioni.
La patente: cosa dice la tabella
Su questo punto circola parecchia confusione, e vale la pena essere precisi perché si trovano affermazioni contraddittorie ovunque.
La patente di guida è presente nella tabella, con il codice
PATEN. Dal punto di vista del tracciato, quindi, è un documento
registrabile: il file non viene rifiutato perché hai indicato una patente.
Detto questo, due cautele sono opportune:
- Nell'ordinamento italiano la patente è un documento di riconoscimento, non un documento di identità in senso pieno. La distinzione è sottile ma esiste, e in sede di controllo può fare differenza.
- Per un cittadino straniero la patente non è utilizzabile ai fini dell'identificazione. Lì serve il passaporto, senza alternative.
La regola pratica: se l'ospite ha carta d'identità o passaporto, usa quelli. La patente è un ripiego per l'ospite italiano che si presenta senza altro documento — non la prima scelta.
Ospiti UE ed extra UE
Cittadini dell'Unione Europea
Possono circolare con carta d'identità del proprio Paese o con passaporto. Entrambi sono registrabili: la carta d'identità straniera si registra come documento d'identità, indicando lo Stato di rilascio.
Cittadini extra UE
Serve il passaporto (codice PASOR). Ed è qui che c'è la
seconda sorpresa della tabella:
Il permesso di soggiorno non è nella tabella dei tipi documento. Non esiste un codice per registrarlo. Anche quando l'ospite è regolarmente soggiornante e ti mostra il permesso, il documento da indicare nella comunicazione resta il passaporto.
È un punto che manda in confusione molti host in buona fede, perché istintivamente sembra che il permesso di soggiorno sia "il documento più importante". Ai fini della comunicazione alla Questura, non è il documento richiesto.
Rifugiati e apolidi
Chi ha ottenuto lo status di rifugiato può essere in possesso di un titolo di viaggio
rilasciato in luogo del passaporto: si registra con il codice RIFUG.
Perché ci sono 95 codici
Se apri l'elenco completo trovi voci come tessera ferroviaria dei deputati, tessera dell'Ordine dei Notai, porto d'armi per uso caccia, tessera membro equipaggio aereo.
La ragione è che quella tabella non nasce per le strutture ricettive: è l'elenco generale dei documenti di riconoscimento validi nell'ordinamento italiano, comprensivo delle tessere di servizio delle amministrazioni pubbliche e dei corpi armati. La stessa tabella viene riusata in contesti diversi, e le strutture ricettive se la trovano davanti così com'è.
In pratica: ignora il 90% dell'elenco. Se un ospite si presenta con la tessera del Ministero del Tesoro invece che con la carta d'identità, hai un problema diverso da quello della compilazione del modulo.
Foto del documento: cosa è lecito
La richiesta della fotografia del documento è prassi diffusa, ma va inquadrata bene perché tocca la protezione dei dati personali.
Tre principi orientano la scelta:
- Minimizzazione. Raccogli i dati che ti servono per l'adempimento, non tutto ciò che potresti raccogliere. La norma chiede la comunicazione delle generalità, non l'archiviazione dell'immagine.
- Limitazione della conservazione. Se acquisisci un'immagine per facilitare la compilazione, non c'è ragione di conservarla dopo che i dati sono stati trasmessi.
- Sicurezza del canale. Le immagini scambiate via messaggistica restano nella conversazione, nella galleria del telefono e nei backup automatici, spesso su dispositivi di più persone. È il modo peggiore di gestirle.
Un criterio semplice: se domani ti chiedessero di dimostrare perché hai ancora sul telefono la foto del passaporto di un ospite di otto mesi fa, sapresti rispondere? Se la risposta è no, quella foto non doveva essere lì.
Per quanto tempo conservarli
Va distinto ciò che sei tenuto a comunicare da ciò che sei tenuto a conservare.
I dati trasmessi alla Questura restano nel sistema dell'Autorità: quella è la comunicazione che soddisfa l'obbligo. Sul tuo lato, conservare traccia di aver effettuato la trasmissione è utile in caso di contestazione — la ricevuta di invio, non l'immagine del documento.
Le immagini dei documenti, invece, andrebbero trattate come materiale temporaneo: servono a compilare correttamente, e una volta compilato non hanno più una funzione. Mantenerle richiede una motivazione, un tempo di conservazione definito e misure di sicurezza adeguate.
Se hai dubbi sul tuo caso specifico — soprattutto se gestisci molti immobili o hai collaboratori che accedono ai dati — è il tipo di questione su cui vale la pena farsi seguire da un consulente in materia di protezione dei dati.
In sintesi
Cinque codici coprono praticamente tutti i casi reali. Due cose vale la pena ricordarle perché sono controintuitive: la patente è nella tabella, il permesso di soggiorno no.
E sulla gestione delle immagini: raccogliere è facile, cancellare è quello che quasi nessuno fa. Vale la pena decidere in anticipo per quanto tempo tieni cosa, invece di ritrovarsi con anni di documenti d'identità in una cartella del telefono.
Se ti interessa il caso specifico dei minori senza documento proprio: come registrare bambini e minori.
Domande frequenti
Posso accettare la patente di guida come documento per il check-in?
La patente di guida è presente nella tabella dei tipi documento di Alloggiati Web con il codice PATEN, quindi il tracciato la accetta formalmente. Va però considerato che nell'ordinamento italiano la patente è un documento di riconoscimento e non un documento di identità in senso pieno, e che non è utilizzabile per identificare un cittadino straniero. Nella pratica, per un ospite italiano privo di altro documento è registrabile; per un ospite straniero serve il passaporto.
Quale documento serve per un ospite extra UE?
Il passaporto ordinario in corso di validità, che nel tracciato corrisponde al codice PASOR. Il permesso di soggiorno non compare nella tabella dei tipi documento: non è quindi il documento da indicare nella comunicazione, anche quando l'ospite ne è in possesso.
Devo fare una fotocopia del documento?
La normativa richiede la comunicazione dei dati, non la conservazione della copia del documento. Trattenere copie non necessarie espone a rischi in materia di protezione dei dati personali: conserva solo ciò che serve, per il tempo strettamente necessario, e con una base giuridica chiara.
L'ospite può mandarmi la foto del documento su WhatsApp?
Può farlo per anticipare i dati e velocizzare la registrazione, ma è una pratica che comporta rischi: le immagini restano nelle conversazioni e nei backup del telefono. È preferibile usare un canale dedicato alla raccolta dei documenti, che limiti la conservazione e l'accesso.
Articolo pubblicato il 15 giugno 2026 e aggiornato il 29 luglio 2026. Le informazioni normative sono a scopo divulgativo: per il tuo caso specifico verifica sempre con il tuo commercialista o con la Questura competente.