Se gestisci un hotel, un B&B, un affittacamere o un appartamento in affitto breve, il nome Alloggiati Web ti sarà sicuramente familiare — o almeno dovrebbe esserlo. È il portale della Polizia di Stato attraverso cui ogni struttura ricettiva italiana è obbligata a comunicare i dati degli ospiti entro 24 ore dall'arrivo.
In questa guida vediamo come funziona, come si usa correttamente e come evitare le sanzioni — con un occhio anche alle novità 2026 sulla privacy dei documenti.
Cos'è Alloggiati Web e perché è obbligatorio
Alloggiati Web è il sistema informatico gestito dalla Polizia di Stato per adempiere all'obbligo previsto dall'art. 109 del TULPS (Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza). Chiunque gestisca una struttura ricettiva — anche privata — deve comunicare le generalità degli ospiti all'Autorità di Pubblica Sicurezza.
L'obbligo si applica a:
- Hotel, motel, pensioni
- B&B e affittacamere
- Appartamenti in affitto breve (Airbnb, Booking, ecc.) quando l'host è un operatore professionale
- Case vacanze e agriturismi
- Ostelli e residence
Sanzioni: la mancata o errata comunicazione è punita con sanzioni che vanno da € 206 a € 413 per ogni inadempienza (art. 17 TULPS). Nei casi più gravi, può essere disposta la sospensione dell'attività.
Come registrarsi al portale Alloggiati Web
Per accedere al portale occorre prima ottenere le credenziali dalla Questura competente per territorio (quella del comune dove si trova la struttura). La procedura varia leggermente da provincia a provincia, ma in linea generale:
- Presenta domanda alla Questura con i documenti della struttura (codice fiscale, licenza o SCIA).
- Ricevi username e password temporanea via email o di persona.
- Accedi a alloggiatiweb.poliziadistato.it e cambia la password.
- Configura le strutture che gestisci (puoi inserirne più di una con lo stesso account).
Il portale richiede una connessione sicura e non è ottimizzato per mobile — tienilo presente quando pianifichi il flusso operativo.
Il formato del file: il tracciato fisso a 168 caratteri
Questo è il punto che mette in difficoltà quasi tutti. Alloggiati Web non accetta un semplice Excel o PDF: richiede un file di testo (.txt) con tracciato fisso, dove ogni riga corrisponde a un ospite e deve essere esattamente di 168 caratteri, ciascuno nel campo corretto.
| Posizione | Lunghezza | Campo |
|---|---|---|
| 1–2 | 2 | Tipo alloggiato (16=Singolo, 17=Capo famiglia…) |
| 3–12 | 10 | Data arrivo (gg/mm/aaaa) |
| 13–14 | 2 | Numero notti di permanenza |
| 15–64 | 50 | Cognome |
| 65–94 | 30 | Nome |
| 95 | 1 | Sesso (1=M, 2=F) |
| 96–105 | 10 | Data di nascita (gg/mm/aaaa) |
| 106–114 | 9 | Codice ISTAT comune di nascita |
| 115–116 | 2 | Sigla provincia di nascita |
| 117–125 | 9 | Codice ISTAT stato di nascita |
| 126–134 | 9 | Codice ISTAT cittadinanza |
| 135–139 | 5 | Tipo documento (IDENT, PASOR, PATEN…) |
| 140–159 | 20 | Numero documento |
| 160–168 | 9 | Codice ISTAT luogo rilascio documento |
Come si vede, non basta sapere dove è nato l'ospite: serve il codice ISTAT del comune o dello stato estero — un identificativo numerico di 9 cifre che la maggior parte delle persone non conosce a memoria. Sbagliare un campo di un solo carattere significa file non valido.
Consiglio pratico: non costruire mai il file a mano. Usa un software o un servizio che gestisca automaticamente codici ISTAT, tipo alloggiato e formattazione. Il rischio di errore è troppo alto.
I tipi di alloggiato: cosa significano i codici 16-20
Ogni ospite deve essere classificato con un codice che ne indica il ruolo nel gruppo:
- 16 — Singolo: ospite che viaggia da solo o non fa parte di un nucleo familiare/gruppo.
- 17 — Capo famiglia: il genitore o adulto di riferimento di un nucleo familiare.
- 18 — Capo gruppo: il referente di un gruppo non familiare (es. gita scolastica).
- 19 — Familiare: componente del nucleo familiare (coniuge, figlio, ecc.) del codice 17.
- 20 — Membro gruppo: componente del gruppo del codice 18.
L'ordine nel file è importante: prima i Singoli (16), poi i Capi famiglia (17) seguiti dai rispettivi Familiari (19), infine i Capi gruppo (18) con i Membri (20).
Gli errori più comuni — e come evitarli
1. Codici ISTAT sbagliati
"Milano" non è un codice ISTAT: è 015146. "Germania" è 100000216.
Compilare con il nome testuale produce file non validi che il portale respinge senza spiegazioni chiare.
2. Mancata comunicazione degli ospiti stranieri
L'obbligo vale per tutti gli ospiti, italiani e stranieri. Molti host, per poca dimestichezza con i codici degli stati esteri, tendono a saltare o compilare male gli ospiti con passaporto non italiano.
3. Comunicazione oltre le 24 ore
Il file va caricato sul portale entro 24 ore dall'arrivo — non dalla prenotazione, non dal check-out. Dimenticarsene durante i weekend o le festività è il modo più rapido per accumulare sanzioni.
4. Confondere il check-in con la comunicazione alla Questura
Sono due cose distinte. Il check-in è un'operazione interna alla struttura; la comunicazione ad Alloggiati Web è un obbligo legale separato. Automatizzare il secondo eliminando il rischio di dimenticarlo è fondamentale.
Le novità 2025-2026: de visu e divieto di copiare i documenti
L'obbligo di verifica de visu (Consiglio di Stato, novembre 2025)
Il Consiglio di Stato, sez. III, sentenza n. 9101 del 21 novembre 2025 ha confermato che l'obbligo di verificare che l'ospite corrisponda al documento non nasce da una circolare ministeriale, ma discende direttamente dall'art. 109 TULPS. Non è quindi sufficiente ricevere una copia del documento e inviare un codice di accesso automatico: deve esserci un momento di verifica visiva effettiva e sincrona.
La buona notizia è che la verifica de visu non richiede necessariamente la presenza fisica del gestore. Può avvenire tramite strumenti tecnologici — videocollegamento in tempo reale, sistemi guidati di confronto documento-volto — purché il controllo sia effettivo e sincrono. Resta invece non conforme il self check-in "puro": caricamento documento + invio automatico di codici, senza alcun momento di verifica visiva.
Attenzione alle key box automatiche: l'uso di sistemi che aprono l'immobile all'ospite senza alcun controllo visivo dell'identità non è conforme all'art. 109 TULPS, indipendentemente dall'invio dei dati ad Alloggiati Web.
Il divieto di conservare copie dei documenti (GDPR)
Su un piano separato, la normativa privacy vieta di conservare foto, scansioni o fotocopie dei documenti d'identità degli ospiti. La procedura corretta prevede solo l'esibizione del documento — verificato de visu — e la registrazione dei dati necessari per Alloggiati Web. Le pratiche comuni di fotografare i documenti via WhatsApp o conservare fotocopie in archivio espongono a sanzioni del Garante ben più pesanti di quelle del TULPS.
Come adeguarsi in modo semplice
Con FaiCheckin l'ospite inserisce i dati dal proprio smartphone prima dell'arrivo. Se usa la funzione OCR, la foto viene cancellata subito dopo l'estrazione — niente archiviazione, piena conformità GDPR. Al check-in, la verifica guidata accompagna il gestore campo per campo (Nome → Cognome → Numero documento…) — de visu tracciato, senza foto conservate. Il file Alloggiati Web viene generato automaticamente, pronto da caricare.
Flusso operativo ottimale per Alloggiati Web
Il processo conforme — con o senza un software dedicato — è questo:
- Prima del check-in: raccogli i dati dell'ospite (nome, cognome, documento, nascita, residenza) tramite link digitale o di persona.
- Al check-in: verifica de visu che l'ospite corrisponda al documento — di persona o via videocollegamento sincrono — senza fotografare o fotocopiare il documento.
- Entro 24 ore dall'arrivo: carica il file .txt sul portale Alloggiati Web.
- Conserva conferma: salva il numero di protocollo generato dal portale come prova dell'avvenuta comunicazione.
Domande frequenti
Devo comunicare anche i bambini?
Sì. Tutti gli ospiti, indipendentemente dall'età, devono essere comunicati. I minori vanno inseriti come Familiari (codice 19) o Membri gruppo (codice 20) collegati all'adulto di riferimento.
Cosa succede se l'ospite arriva di notte?
Il termine delle 24 ore decorre dall'ora effettiva di arrivo. Se l'ospite arriva a mezzanotte, hai tempo fino alla mezzanotte del giorno seguente.
Posso delegare la comunicazione a qualcun altro?
Sì, è possibile autorizzare un collaboratore o un property manager. La responsabilità legale rimane comunque in capo al titolare della struttura.
Airbnb e Booking gestiscono Alloggiati Web al posto mio?
No. Le OTA raccolgono i dati di prenotazione ma non inviano nulla ad Alloggiati Web. Sei sempre tu il responsabile della comunicazione alla Questura.
Gestire Alloggiati Web manualmente richiede attenzione, tempo e una buona conoscenza dei codici ISTAT. Se gestisci più proprietà o hai un alto volume di ospiti, considerare un software dedicato non è un lusso — è una necessità operativa. FaiCheckin automatizza l'intero flusso: dall'inserimento dei dati da parte dell'ospite alla generazione del file pronto per la Questura.